Este software auxilia no gerenciamento de todas as despesas dos funcionários, como levar refeições corporativas para levar um cliente para jantar ou pegar um voo de manhã cedo para ir ao trabalho. Com tantas empresas com funcionários viajando diariamente, há desperdício suficiente em viagens sem aumentar ainda mais o resultado final devido ao gerenciamento de despesas ineficiente. Se você gastar dinheiro em software de gerenciamento de despesas de viagem, ele o ajudará a gerenciar as viagens da sua empresa e reduzir o custo. As contas de viagens de negócios têm tantas categorias para escolher, como relatórios de despesas para trabalhadores individuais, relatórios de despesas para toda a empresa ou se você precisar acompanhar as despesas de viagem da empresa individual para fins de cobrança. Os relatórios de despesas ajudam você a gerenciar e monitorar as despesas com viagens e quilometragem dos funcionários.

Ao usar o software de gerenciamento de despesas para pequenas empresas, você deseja ter todas as informações sob seu controle. Os relatórios de despesas devem incluir tudo, desde a data em que o item foi comprado, quem o encomendou, qual é o item, o valor exato em dólares e a data em que foi enviado. Isso torna mais fácil para você determinar de onde vieram as despesas excedentes. O rastreamento desses itens permitirá que você elimine ou reduza rapidamente os gastos desnecessários para garantir que você esteja colocando o capital da sua empresa apenas no que for necessário.

As lojas de comércio eletrônico geralmente usam software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem para uma melhor organização. O gerenciamento baseado em nuvem elimina muitos dos problemas decorrentes do uso de cheques em papel. Com o comércio eletrônico, uma empresa tem a capacidade de imprimir seus próprios recibos quando obtiver autorização do cliente. Em vez de ir ao caixa local para um cheque, o cliente preenche um pedido eletrônico em seu site e o envia por meio de um gateway de pagamento para você. Quando o pedido é processado, você imprime o recibo, anexa a uma fatura e envia ao seu cliente. Você nunca mais precisará imprimir um cheque.

As pequenas empresas também podem se beneficiar muito do software de gerenciamento de despesas. As políticas da sua empresa podem ser acessadas por meio de uma conexão remota segura, permitindo identificar rapidamente quaisquer dados incorretos, incompletos ou antigos. Você pode então tomar medidas para corrigi-los, o que reduzirá o tempo desnecessário do funcionário que seria gasto na busca de dados perdidos. As políticas de despesas também podem ser monitoradas remotamente de seu escritório ou casa, se você optar por usar um serviço baseado na Internet.

Outro tipo de software de gerenciamento de despesas é chamado de gerenciamento de reembolso de despesas. Com o gerenciamento de reembolso de despesas, você pode determinar exatamente quanto seus funcionários são elegíveis para reivindicar de acordo com a política da sua empresa e, em seguida, determinar quanto você precisa reembolsar seus funcionários por qualquer reivindicação que eles fizerem. Essa é uma ótima maneira de garantir que você não esteja desperdiçando dinheiro com valores excessivos de reivindicações ou reivindicações excessivas feitas por funcionários. Os funcionários que obtêm informações detalhadas de reembolso de sua política de reembolso de despesas geralmente reivindicam menos do que poderiam ter de outra forma. Se você tiver uma política precisa em vigor, também descobrirá que menos funcionários aceitarão licença sem primeiro descobrir quanto receberão de acordo com sua política.

Às vezes, as empresas podem precisar de uma solução de software de gerenciamento de despesas para ajudá-las a gerenciar as despesas de viagem. Quando um funcionário viaja para fora da empresa para fins comerciais, pode haver relatórios de despesas separados para viagens pessoais e viagens de negócios do funcionário. Por exemplo, se um funcionário usa seu próprio veículo para viagens de negócios, mas reembolsando essa despesa no trabalho, pode parecer que o funcionário está reembolsando pessoalmente a viagem, quando na verdade é sua empresa que está pagando por essa viagem. Uma solução de gerenciamento de despesas pode ajudá-lo a gerenciar esses tipos de despesas de viagem de forma a garantir que sua empresa pague apenas o que vale a pena. Você pode adaptar sua apólice para que ela pague apenas as despesas reais, elimine quaisquer taxas de ‘desgaste’ e forneça um detalhamento linha por linha para que você possa determinar qual reivindicação de funcionário é elegível e qual não é. Isso pode ajudar a garantir que você gaste o dinheiro da sua empresa com sabedoria quando estiver envolvido em viagens.

Há muitos aspectos diferentes no gerenciamento de despesas de dados em geral. As pequenas empresas precisam controlar mais despesas do que as empresas maiores e, como a maioria das pequenas empresas geralmente são operações familiares, pode ser difícil gastar o tempo necessário para gerenciar com eficiência os registros dos funcionários. Ao usar uma solução de software de gerenciamento de despesas, você pode simplificar o processo de manutenção de registros e eliminar os erros que acompanham a manutenção manual de registros. Você também pode utilizar o software para gerar relatórios que permitem acompanhar as despesas de cada funcionário e manter todos os seus registros organizados. Se você tiver dúvidas sobre como sua pequena empresa pode se beneficiar do uso de software de gerenciamento de despesas, entre em contato com um provedor de soluções hoje mesmo.

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